P R O C E S S M E N U
Toto menu obsahuje nejdůležitější databázové funkce. Veškeré funkce zde uložené používají filtru k výběru záznamů, kterých se má daná operace týkat.
Aktualizace (Update)
Funkce Update umožňuje provádět změny v jednotlivých polích souboru. Jde o vícesouborovou funkci, stejně jako Query, lze použít záznamů v jednom souboru jako podmínky k tomu, co se má dít v jednotlivých polích souboru. Celá funkce lze uložit na disk.
Protože vícesouborové operace jsou komplikovanější a výkonnější než jednosouborové, navíc Update může změnit data Vašeho souboru, doporuču- je se, abyste se dobře seznámili se systémem Superbase před použitím těchto funkcí. Proto si vytvořte záložní kopii dat, např. pomocí Copy ze System menu.
Update má tři možnosti: Edit, Load, Save. Edit se používá k vytvoření nové aktualizace, nebo k editaci aktualizace, která byla nahrána pomocí Load. Load slouží k nahrání z disku, Save k uložení na disk. Pokud uložíte aktualizaci na disk, Superbase si uloží i soubory, kterých se to týká. Po Load Update se tyto soubory automaticky otevřou.
Update Load - po kliknutí se objeví dialog s přehledem Update souborů v aktuálním directory.
Pokud si vyberete Update soubor, objeví se filtr, po kliknutí do OK se objeví s dialogem polí. Oba dialogy jsou vysvětleny níže, u funkce Edit.
V tomto okamžiku lze editovat Update, pokud chcete Update rozběh- nout, klikněte do OK.
Update Save - slouží k zaznamenání aktuálního Update na disk. Dialog, který se po kliknutí na volbu ukáže, zobrazuje přehled všech update v aktuálním directory. Pokud chcete odeslat update pod již existujícím jménem, prostě na toto jméno klikněte. Nové jméno lze vypsat do boxu.
Edit Update - má dva dialogy, filtr a pole. Pokud je již v paměti update, lze jej editovat nebo takto můžete vytvořit nový update.
Nový Update - update může používat pouze otevřené soubory, proto pokud se chcete odvolávat nebo měnit pole jiného souboru, musíte se nejprve přesvědčit, že tento soubor je skutečně otevřen. (Viz Open File.)
Soubory, které nebudete potřebovat při Update uzavřete (Close).
Po volbě Update Edit se objeví filtr.
Výběr souboru a polí - filtr je stejný, jako bylo popsáno dříve, pouze vedle jména souboru v horní části je šipka směřující vzhůru. Tato šipka umožňuje zobrazení všech polí všech otevřených souborů postupně. Pokaždé, když kliknete na tuto šipku, objeví se všechna pole dalšího otevřeného souboru. Tento proces se cyklicky opakuje.
Vytvoření příkazového řádku filtru
Provádí se běžným způsobem, kliknutím na jméno pole a operátory a vložením hodnoty do boxu Value. Celý řádek se zobrazuje v hlavním boxu. Hlavní box lze přímo editovat, ale neriskujte chybu.
Příkazový řádek filtru může obsahovat libovolnou kombinaci jmen polí otevřených souborů, jeho maximální délka je 512 znaků. Pokud provádíte update jednoho souboru na základě obsahu jiného souboru, musíte specifi- kovat spojení mezi soubory:
Číslo-zákazníka.Zákazníci - Číslo-zákazníka.Účty
Tato formulace zajišťuje, že soubor Zákazníci bude aktualizován hodnotami ze souboru Účty pouze pokud data v poli Číslo-zákazníka budou naprosto shodná.
Pokud vytvoříte filtr, klikněte OK, objeví se Update Fields dialog.
V tomto dialogu specifikujete přesné dění aktualizace v jednotlivých polích. Typickými představiteli mohou být:
- nastavení číselného pole na nulu
- uvedení transakčních částek do rovnováhy
- nastavení stavového indikátoru pole na novou hodnotu
Každý aktulizační proces je definován stejně.
Pole Status obsahuje Y bez závislosti na předchozím obsahu pole.
Částka - Částka + Počet
V tomto případě se k obsahu pole Částka připočte obsah pole Počet.
Počet - Počet * 1.1
Tentokráte je pole Počet zvětšeno o 10%.
Vytvoření příkazového řádku update polí
Klikněte na jméno pole, Superbase jej zkopíruje do boxu a automa- ticky přidá rovnítko. Nyní klikněte na jiné jméno pole nebo do boxu hodnoty (Value), kam vepište požadovanou hodnotu se zakončením stisknutím RETURN. Maximální délka je 512 znaků.
Každý výraz v řádku musí být oddělen dvojtečkou v případě, že na jednom řádku má být výrazů více.
Na závěr klikněte do OK, příkazový řádek je skončen, proces Update (aktualizace) započal.
Malý příklad:
Máme soubory Banky, kde jsou uloženy vlastnosti jednotlivých bank, např. typy vkladů, úroky, adresy bank apod. Druhý soubor jsou zákazníci, který obsahuje jméno zákazníka, kde má jakou částku uloženu, na jaký vklad, s jakým úrokem apod. řekněme že Živnobanka zvedne úrok u valutových kont z 1% na 5%. V souboru Banky u záznamu Živnobanka změníme příslušný úrok. Poté vytvoříme Update řádek. Jako filtr napíšeme pro soubor Zákazníci:
Banka = "Živnobanka" AND Konto = "Valutové"
Tím docílíme toho, že v potaz budou bráni ti zákazníci, kteří mají u Živnobanky valutové konto.
Jako výkonný řádek napíšeme:rok=5%
Po kliknutí do OK jsou tedy vybráni zákazníci Živnobanky, majitelé valutových kont a jejich záznam je přepsán na 5% úrok. Pokud máme v záznamu uložen nějaký výpočet, např. úrokovou sazbu za rok, ta i ta je automaticky přepočítána a samozřejmě uložena na disketu.
QUERY (Dotaz) - srdce Superbase
Nejvyužívanější funkce aplikovatelná na jeden nebo více souborů, produkuje formátovaný výstup s mnoha stupni kontroly nad výběrem a tiskem dat. Má pět hlavních aplikací:
1. Vytvoření kompletních filtrů.
V mnoha aplikacích potřebujete znovu a znovu obnovit výběr dat podle stejných nebo velmi podobných filtrů. Pokud použijete kontrolní panel, musíte podmínku opakovaně vypisovat do boxu. Výhodou QUERY je možnost uložení na disketu (tedy i výběrového klíče).
2. Aplikace na více souborů.
Nastavením relačních operátorů lze vybírat data z mnoha souborů najednou.
3. Hlášení.
Profesionálové dávají přednost Form Editoru pro vytvoření tisknutelných zpráv. Ale vlastnosti hlášení mohou být též použity jako přídavek umožňující další informace o výsledku hledání, např. počet vyhledaných záznamů, počet polí apod.
4. Třídění.
Výstup Query lze řadit v libovolném pořadí. Indexování dovoluje seřazení, pomocí Query lze seřadit vzestupně i sestupně. Lze také definovat vlastní úrovně řazení, použitím různých polí v různých úrovních.
5. Výstupní operace.
Výstup z QUERY má 4 možnosti. Obrazovka, tiskárna, ASCII soubor na disk, nový databázový soubor. Posledně jmenovaný umožňuje vytvoření nového souboru z mnoha již existujících souborů.
S Query lze manipulovat pomocí tří funkcí - Edit, Load, Save. Ani jedna není možná, pokud soubor není otevřen.
Edit a Load se představí dialogem, kde jsou 4 další dialogy s příkazovým řádkem - Fields, Report, Filter, Order.
Edit Query - pokud je v paměti Query uložena, lze ji takto editovat. V opačném případě lze takto Query vytvořit.
Dvě možnosti editace - kliknutím do boxu a přímo vytvářet příkazový řádek nebo kliknout do názvu boxu v levé části řádků - Fielda, Report, Filter, Order - a řádky vytvářet pomocí dalšího dialogu.
Před vytvořením Query je nutno definovat, kterých souborů se bude týkat. Close a Open File použijte dle potřeby. U již vytvořených Query není soubory nutno otevírat, po Load Query si Superbase příslušné soubory automaticky otevře sama.
Query Load - nahrání Query z disku. Klikněte na vybranou Query, po nahrání, chcete-li Query spustit, klikněte do OK.
Query Save - uložení na disk. Pokud chcete aktuální Query uložit pod již existujícím jménem, klikněte na toto jméno v přehledu jmen vytvořených Query, v opačném případě klikněte do boxu a jméno vepište.
REMOVE
Maže záznamy v souboru dle filtru, případně všechny. Jednotlivé záznamy lze mazat v Record menu volbou Remove.
Po volbě se objeví klasický filtr. Napište řádek filtru takový, jaká data mají být vymazána. Např.:
Jméno LIKE "Novák"
Po kliknutí do Clear se řádek vymaže a nic se nestane.
Po kliknutí do Cancel se nic nestane a navíc zmizí dialog.
Po kliknutí do OK se provede kontrola syntaxe řádku filtru, je-li tato v pořádku, Superbase se zeptá zda pokračovat, po kliknutí do Abandon se nic nestane, vrátíme se do hlavní obrazovky, po kliknutí do OK se vymažou všechny záznamy, kde v poli Jméno je uloženo data Novák. Poté je vymazán řádek Remove filtru a objeví se hlavní obrazovka.
Pokud chcete vymazat všechna data souboru, nevytvářejte žádný řádek filtru a pouze klikněte OK. Opět klikněte OK. Superbase inicializuje soubor, tento nebude obsahovat žádná data.
IMPORT
Tato funkce vytváří nový záznam v souboru čtením dat z disku, která mají formu ASCII souboru. Pokud je Váš spreadsheet, komunikační program, či jiná aplikace schopna produkovat ASCII soubor na disku, poté je Superbase schopna z tohoto souboru vytvořit databázový soubor. Stejně tak ASCII soubor produkovaný Export funkcí Superbase lze pomocí Import přenést do jiné Superbase, spreadsheetu nebo textového editoru.
V souborech Import a Export jsou položky (pole) odděleny pomocí speciálních znaků, stejně jako jednotlivé záznamy k označení jejich konce. Přednastavena je čárka (44) k oddělení polí a návrat vozu (carriage return (13)) k oddělení záznamů. Pokud importovaný soubor obsahuje jiné řídící kódy, informujte o nich Superbase ve volbě Options v Set menu. Nelze použít Import k přesunu data přímo ze souboru Superbase do jiného souboru. K tomu slouží Query.
Import používá filtr k nastavení, které záznamy v ASCII souboru mají být přijaty do souboru Superbase. Lze nastavit omezení polí Přijímaných záznamů, pokud otevřete požadované nastavení (required set of fields) před importem.
Použití - nejprve nastavte filtr, po kliknutí OK vyberte v následu- jícím dialogu soubor ASCII, ze kterého budou data vybírána.
Některá omezení:
- soubor, do kterého je importováno, musí být aktuální soubor
- pole, do kterých je importováno, musí být správného typu, číselná pro čísla, datum pro data apod.
- pokud importujete do omezeného počtu polí, Superbase ostatní pole nechává prázdná (nastavte Open Fields)
- Superbase hlásí chybu, pokud chcete uložit prázdné pole do požadovaného (Required) pole, to lze odstranit dočasným vypnutím required v Project Edit
- vyhodnocení dle formuli je provedeno vždy ve všech polích importovaných
záznamů, opět lze dočasně vypnout pomocí Project Edit.
EXPORT
Vytvoří ASCII soubor z vybraných záznamů jako kopii dat na disk.
V Set menu volbě Options lze nastavit vlastní oddělovače a pole, která mají být v uvozovkách.
Nelze použít k přenosu dat z jednoho souboru Superbase do druhého ve smyslu databazovém.
Export používá filtru k nastavení, které záznamy mají být exporto- vány z aktuálního souboru.
Lze exportovat pouze otevřená pole.
Použití - vytvořte příkaz filtru, klikněte do OK, napište jméno ASCII souboru, klikněte do OK. Doporučujeme používat standartní koncovku pro exponované soubory, např EXP nebo ASC.
Export i import soubory lze prohlížet pomocí volby List v System menu.
Rychlý tisk z aktuálního souboru. Funkce tiskne aktuální soubor ve sloupcovém výstupu (Table View). Používá klasický filtr.
Použití - vytvořte příkaz filtru, klikněte OK.
Na začátku každé stránky je nejprve tisknut řádek jmen polí, poté prázdný řádek a pak jednotlivá data.
MAIL MERGE
Použitím Mail Merge lze produkovat dopisy pomocí textového editoru. Každý dopis bude mít stejnou formu, kterou vytvoříte v textovém editoru, celá jména a adresy budou použity ze souboru Superbase.
Potřebujete k tomu dvě věci - nejprve musíte vytvořit formát dopisu, který bude spolu nahrán s adresami. Následovně musíte mít soubor, obsahující adresy a jména lidí, kterým je dopis určen.
Vytvoření dopisu - použijte textový editor Superbase. Jde o normální dopis, kde místo jmen a adres budou jména polí toto obsahující. Postup je následovný:
1. otevřete soubor Superbase, obsahující jména a adresy
2. otevřete textový editor (upravte velikost okna)
3. místo jmen a adres (v případě jiné aplikace jde samozřejmě o jiná pole) používejte jména polí, která jsou ohraničena & (ampersand) vpředu i vzadu. Jména polí umístěte na ta místa, kde se mají jména a adresy vyskytovat.
4. dopište zbytek dopisu
5. uložte dopis jako dokument
Nastavení stylu tisku - obsah jednotlivých polí lze tisknout libovolným typem písma - silně, kurzívou nebo podtrženě. Toho dosáhneme tak, že ampersand (&) i jméno pole napíšete zvoleným typem písma.
Nastavení délky - pokud chcete, aby se obsah polí tiskl na stále stejné pozici, tzn. aby předchozí obsah pole byl buď doplněn mezerami nebo naopak zkrácen. Provede se doplněním jména pole značkou minus - .
Např.:
&Jméno---& &Příjmení&
Pro prvé pole, tedy pro jména je vyhrazeno 5+3 tedy 8 míst. Pokud by jméno začínalo na prvním sloupci, pak příjmení se bude tisknout vždy na desátém sloupci. Chybějící písmena budou doplněna mezerami, přebytečná budou chybět.
Jiné aplikace - jméno pole může být umístěno samozřejmě kdekoli v textu. Pole může být libovolné, ale Superbase probírá pouze pole aktuálního souboru. Lze pracovat i s mnoha dalšími soubory, ale z těch je namísto jmen polí aplikován pouze obsah aktuálního záznamu. Pokud se má obsah pole z jiného souboru změnit, musíte tak učinit ručně, změnou aktuálního záznamu daného souboru.
Rozběhnutí:
1. zapněte tiskárnu
2. otevřete soubor, obsahující data určená k tisku
3. přejděte do textového editoru a nahrajte text dopisu
4. vraťte se k Superbase
5. zvolte Mail Merge v Project menu
6. nastavte filtr pro aktuální soubor
7. klikněte OK
8. v dialogu "Output to printer" klikněte OK pokud chcete Mail Merge spustit
Třetí krok v tomto postupu je volitelný, pokud si nevyberete text hned, Superbase nabídne přehled textů po kliknutí do OK ve filtru.
Superbase vybírá k tisku pouze záznamy, které vyhovují nastavenému filtru, a to v pořadí dle aktuálního indexu. Operace se opakuje do posledního záznamu, filtru vyhovujícímu.
Nastavení filtru - pokud necháte filtr prázdný a kliknete do OK, Superbase použije v tisku všechny záznamy souboru postupně.
Prohlídka - pokud chcete nejprve vidět, jak budou dopisy vypadat, než je budete tisknout, pak v bodě 8. klikněte do Cancel. Všechny dopisy se postupně objevují na obrazovce, pokud je Paging on, budou mezi nimi mezery. Po kliknutí na (II) nebo stisknutí mezerníku se objeví další dopis.
Pokud chcete proces zastavit, klikněte na Stop tlačítko neb sti- skněte CTRL C.
Pozor na délku dat v polích. Dochází k přesunům na následující řádku, pokud by přesahovala pravý okraj.
LABELS (Návěstí)
Můžete tisknout až 4 návěstí. Můžete nastavit délku návěstí stejně jako počet polí na řádku.
Návěstí používají klasický filtr. Pouze otevřená pole aktuálního souboru lze tisknout.
Po volbě se objeví klasický filtr. Po kliknutí do OK se objeví dialog s podobou a obsahem návěstí, která se mají tisknout.
Dialog má tři části, vlevo je panel, ve které specifikaje počet polí na řádek v návěstí. Vpravo je několik boxů pro vstup rozměrů a ostatních parametrů. Dole je několik kontrolních tlačítek, včetně Cancel a OK.
Fields Per Line (pole na řádek) - Superbase používá přehled otevřených polí, pokud existuje nějaké, které definuje, jaká pole a v jakém pořadí se mají tisknout. Počet polí na řádek se mění od jedné do čtyř, můžete mít až deset řádek dat pro jedno návěstí.
Výběr počtu polí:
1. klikněte do některého boxu v levé části panelu, to představuje jeden z deseti možných řádků návěstí
2. klikněte do šipek k nastavení počtu v panelu
Pokud nechcete, aby se jakékoliv pole objevilo na řádku, nastavte nulu.
Pokud Superbase nalezne prázdné pole v záznamu, uzavře řádek návěstí.
Superbase automaticky vsunuje mezeru mezi pole, pokud se jich nachází na řádku více jak jedno.
Format Dimension (formát návěstí) - Pokud chcete změnit jakékoliv nastavení, klikněte do příslušného okénka, tím jej aktualizujete a použijte k nastavení požadovaného formátu. Po nastavení lze nový formát návěstí uložit na disketu v souboru parametrů. K tomu volte Options v Set menu a klikněte do OK.
First Label Margin (prvý okraj návěstí) - nastavuje prvou tiskovou pozici pro levostranný sloupec návěstí. Okraj druhého návěstí lze měnit před nastavením prvého, abyste se mohli přesvědčit, že pro prvé návěstí zbývá dostatek místa.
Label Text Width (délka návěstí) - odměřuje délku návěstí ve znacích, Superbase nepovolí překrýt druhý okraj návěstí.
Second Label Margin (druhý okraj návěstí) - nastavuje prvou tiskovou pozici druhého sloupce návěstí. Superbase nepovolí překrýt prvého návěstí.
First Line, Next Label (prvý řádek, následující návěstí) - nastavuje mezeru mezi návěstími určením, na kterém se objeví prvé pole druhé řady návěstí.
Labels Per Line (návěstí na řádku) - lze měnit počet návěstí, která mají být tisknuta na jednom řádku (od 1 do 4).
Copies Per Label (kopie návěstí) - lze nastavit až 99 kopií každého návěstí.
Test - nastavení návěstí může být velice obtížné, zvláště používáte- li nestandartních rozměrů. Po požadovaném nastavení můžete rozložení testovat, klikněte do Test. Superbase vytiskne dva řádky návěstí pomocí písmen "X" tak, jak bylo nastaveno. Neodděluje vícenásobná pole řádku.
Nastavení lze změnit a test opakovat libovolně.
Single (jeden) - tisk návěstí pouze aktuálního záznamu:
1. nastavte aktuální záznam
2. volte Labels menu Process, klikněte do OK
3. v Label dialogu klikněte do Single